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如何运用合规管理提升常法服务价值丨iCourt

日期: 2019-11-06
浏览: 158

作者 | 姚倩俊、刘帆

来源 | iCourt法秀

 

 如何运用合规管理提升常法服务价值丨iCourt

   对企业来说,传统企业法律服务人员不懂运营,对法律风险严密防控,说的最多的就是“不行”;业务人员不懂法律,追求商业目标,认为法务人员只会说“不行”,不同的目标和不同的知识结构,造成了双方的互不理解。

 

如何运用合规管理提升常法服务价值丨iCourt

客户更需要获得具有合规思维的法律服务

 

   北京市炜衡(西安)律师事务所的王小涛主任专职于常法服务领域已有16年,他早就意识到,传统的常年法律顾问服务,已不能满足企业发展需求。

   相较于简单的“法律风险较高,不建议实行”,企业更愿意听到一个了解他们商业运营模式、同时兼顾财务、税务等多个合规维度的法律回答。


如何运用合规管理提升常法服务价值丨iCourt

王小涛在 iCourt 橙三现场

 

常法服务产品升级

   如何升级常法服务产品,满足企业合规发展与风险防控的双重要求?

 

如何运用合规管理提升常法服务价值丨iCourt

王小涛在iCourt现场分享合规管理构成要素

 

  基于合规管理的国际标准、国家标准、办法、指南、指引,结合国务院确定的五家合规管理试点央企合规建设经验,合规管理体系要求具有上图十三个构成要素。

  运用合规管理思维提供常法服务要求跳出传统常法服务圈子,不再进行机械的“合同审查”,而是要更多的参与到企业运营、项目风险把控中去,依靠法商融合的思维帮助企业更加安全的赚钱。

  对此,王小涛团队在合规背景下,对常法服务进行了7项增值升级,以下为具体的产品内容设计:

如何运用合规管理提升常法服务价值丨iCourt

 

 

一、合规方针(企业合规文化建设)

 如何运用合规管理提升常法服务价值丨iCourt

 

 

  合规文化与合规理念是企业进行合规管理的核心思想,是企业管理者正式发布的企业合规承诺、宗旨和方向,也是员工行为的基本准则。

  律师为企业提供常年法律顾问期间,应当帮助企业树立合规意识,通过和企业领导层沟通,了解企业战略、目标和价值观,企业治理结构,企业特定义务,企业经营面临的主要风险,企业内部规则、制度、准则。

  因而,律师在常年法律顾问服务的项目受理和服务初期,可以增加“合规方针制定(企业合规文化建设)”服务:

  1、服务内容

   合规方针制定(企业合规文化建设)

   2、服务目标

   取得最高管理层对合规管理工作方法的认可与支持,提升法律服务附加值。

   3、交付成果

   ·《愿景使命价值观培训手册》

   ·《企业诚信合规准则》

    4、服务标准

    ·在项目受理阶段,和客户管理层沟通,了解企业战略、目标和价值观,企业治理结构、企业特定义务;

    ·掌握企业经营面临的主要风险,企业内部规则、制度、准则;

    ·提出合规管理的概念,提出法律服务与业务流程紧密融合的工作方法,提出保障企业安全、稳健运营的机制建设建议;

    ·获得企业管理层的认可与支持,把合规管理的工作方法作为企业常年法律顾问服务的组成部分,提升法律服务附加值。

 

二、企业合规组织架构建设

 

  在有了文化软环境的基础上,还需要有相匹配的组织架构来进行合规管理的运行。律师可以从法律角度出发,结合企业道德标准、行为准则等帮助企业建立起合规组织,完善法人治理机构。

  因而,律师在常年法律顾问服务的项目受理和服务初期,可以增加“企业合规组织架构设计”服务:

 

   1、服务内容

   企业合规组织架构设计

   2、服务目标

   建立与合规管理相匹配的组织架构,帮助企业建立合规组织,完善法人治理结构。

   3、交付成果

   ·《合规组织设计方案》

   4、服务标准

   ·根据企业法人治理实际情况,出具合规组织设计方案;

   ·向企业最高决策层介绍合规管理三道防线,沟通合规组完善合规管理有关机构和人员配置,调整法律事务部职权,兼具法律事务管理与合规管理复合职能;

   ·采用双线条汇报汇报线路,企业合规部门同时向董事会或董事会授权的合规委员会和企业最高业务管理者汇报。

   

   根据《中央企业合规管理指引(试行)》相关规定,我们可以将企业合规管理组织体系拆分为三部分,构建起合规管理的三道防线,通过层层保障的方式为企业搭建起相对完善的组织架构。

 

   第一道防线:业务部门、参与运营的职能部门

   主要包括:技术和产品研发、市场运营、采购、加工制造、销售、物流等业务部门,战略、规划、投融资、财务、人力资源等职能部门。

 

   第二道防线:合规管理部门负责监控的职能部门

   主要包括:合规管理部门(法律事务部)、合规负责人(法务部负责人)、合规委员会、监察风险控制、内控、质量、环保、安全、卫生等职能部门。

 

   第三道防线:合规审计

   主要包括:专门负责对合规工作进行审计、评价的部门。

 

三、企业合规风险管理

 如何运用合规管理提升常法服务价值丨iCourt

 

   通过对企业合规风险进行梳理,全面了解企业主要业务流程和风险管理情况,提出具有操作性的合规整改意见。

   因而,律师在常年法律顾问项目服务受理后,可以增加“企业合规风险管理”服务:

   1、服务内容

   企业合规风险管理

   2、服务目标

   通过对企业调查,全面了解企业主要业务流程和风险管理情况,提出合规整改意见。

   3、交付成果

   ·《企业合规文件汇总册》

   ·《企业合规风险规范清单》

   ·《企业合规风险建议书》

   4、服务标准

   ·列举企业合规义务、合规要求、合规承诺;

   ·甄别企业合规风险管理目标领域需要遵守的合规义务,制定合规风险规范清单;

   ·编制合规风险事件与违规案例清单;

   ·列举企业存在的主要风险领域,编制合规风险清单;

   ·提出合规整改建议。


四、企业业务伙伴合规尽职调查

 

   在以合规管理思维为企业提供常法服务时,不仅要求律师要对客户情况基本了解,还要求对其业务伙伴情况进行尽职调查,避免同从事不当行为或被怀疑从事不当行为的业务伙伴发生关联,降低合规风险。

   因而,律师在常年法律顾问服务过程中,可以增加“企业业务伙伴合规尽职调查”服务:

 

   1、服务内容

   企业业务伙伴合规尽职调查

   2、服务目标

   通过对合作伙伴合规尽职调查,确保合作伙伴受到控制和监视,降低合规风险。

   3、交付成果

   ·《企业业务伙伴合规尽职调查报告》

         4、服务标准

   ·合作伙伴的资质、许可、经营范围,确保合作伙伴资质合规;

   ·行业监管规则、监管机构要求以及合作伙伴履行监管规则的情况;

   ·合作伙伴领导层对合规管理的承诺及重视程度;

   ·合作伙伴员工的合规意识,以及合作伙伴对员工的合规培训情况;

   ·合作伙伴是否建立合规管理体系或诚信合规体系,适当性、充分性和有效性;

   ·对合作伙伴信誉情况进行调查,合作伙伴与本企业过去和现有业务合作过程中的信誉情况,合作伙伴与其他企业业务合作过程中的信誉情况,合作伙伴被监管机构处罚情况;

   ·合作伙伴在反腐败、反欺诈、反洗钱、关联交易等诚信合规方面的情况,是否存在不当行为;

   ·合作伙伴过去、现在的合规承诺,以及遵守合规承诺的意愿。


如何运用合规管理提升常法服务价值丨iCourt   

王小涛在 iCourt 现场分享合规管理心得

 


五、企业员工聘用合规尽职调查

 

 如何运用合规管理提升常法服务价值丨iCourt

员工聘用合规尽职调查对象

 

   对于特殊岗位员工、目前或将来拥有决策权及能影响企业经营的员工应该进行聘用前尽职调查。从人员配置上确保合规,避免给企业带来不可估量的损失。

   因而,律师在常年法律顾问服务过程中,可以增加“企业员工聘用合规尽职调查”服务:

   1、服务内容

   企业员工聘用合规尽职调查

   2、服务目标

   确定员工是否存在违反诚信合规的不当行为(如腐败、欺诈、串谋、利益冲突等行为),或者存在其他与诚信合规相抵触的行为。

   3、交付成果

   ·《企业员工聘用合规尽职调查报告》

   4、服务标准

   ·要求员工通过应聘申请、基本情况登记表进行诚信情况自我披露和陈述;

   ·在员工面试时进行诚信情况沟通;

   ·对员工进行背景调查,包括对员工以前用人单位的同事进行电话或当面访谈;

   ·了解员工以前用人单位劳动争议及其解决情况;

   ·了解员工以前被行政处罚或者刑事责任情况;

   ·对关键岗位和外籍员工,还可以聘请专业的人力资源咨询服务机构提供支持和协助。


 

六、企业业务合规流程梳理

 

 如何运用合规管理提升常法服务价值丨iCourt

业务合规管理重点领域

 

   该环节是合规管理的核心,也是运用合规管理思维进行常法服务最重要的环节,需要律师将风险管理的各项要求融入企业管理和业务流程。

   在这个环节中,律师需要跳出“单兵作战”的传统服务模式,邀请企业的业务部门、财务、法务、审计等相关部门共同对业务流程制度进行梳理,在此基础上完善合同文本体系与业务流程制度。

   因而,律师在常年法律顾问服务过程中,可以增加“企业业务合规流程梳理”服务,并将其作为重点服务事项:

   1、服务内容

   企业业务合规流程梳理

   2、服务目标

   企业技术和产品研发、市场运营、采购、加工制造、销售、物流等业务部门,以及战略、规划、投融资、财务、人力资源等职能部门等流程进行梳理,在保证企业运营的情况下,把法律管理与经营管理的深度融合。

   3、交付成果

   ·《企业业务合规流程报告》

   4、服务标准

   ·通过收集规章制度、业务流程、合同文本,对企业技术和产品研发、市场运营、采购、加工制造、销售、物流等业务部门,以及战略、规划、投融资、财务、人力资源等职能部门业务流程进行梳理;

   ·编制合规风险清单;

   ·邀请企业业务、财务、法务、审计等相关部门共同对业务部门、职能部门的交易流程、工作流程进行风险审查和流程完善,编制可视化图表;

   ·对完善后的交易流程、工作流程成果进行固化,确定合同文本体系,拟定、修订合同模版,制定、修订工作制度流程。


 

七、企业数据合规和信息保护 

 如何运用合规管理提升常法服务价值丨iCourt

数据合规与信息保护重点审查内容

 

   随着数据重要性的日益加深以及各国对网络及数据安全重要性的加强,这就要求律师在提供常法服务时也需要对企业数据合规和信息保护风险进行全面筛查。企业需要律师在数据和个人信息的合规要求、隐私风险防范、制度建设、人员培训、安全事件应急处理等方面提供专业咨询和相关法律服务。

   因而,律师在常年法律顾问服务过程中,可以增加“企业数据合规和信息保护”服务:

   1、服务内容

   企业数据合规和信息保护

   2、服务目标

   全面筛查企业有关数据合规管理以及个人信息保护的风险,提供风险控制建议,并配套提供培训及整改服务。

   3、交付成果

   ·《企业数据合规和信息保护报告》

   4、服务标准

   ·全面摸底客户产品和服务流程有关数据收集和处理的各个环节后,对照国家现有法律法规要求,并参考数据收集和处理过程中可能涉及的域外要求,提供法律风险筛查和合规建议报告;

   ·协助法律文件撰写或修订。根据风险筛查和合规建议报告,通过审查、协助撰写或修订配套法律文件的方式,进行合规整改,加强用户个人信息保护,包括但不限于:有关数据合规的各项管理制度的建设,例如数据分级分类管理,权限及保密,数据流通或出境管理要求等;产品线上协议撰写和审核服务;隐私政策撰写及同意流程设计;涉及数据处理和转移的业务合同条款撰写和审核;

   ·协助企业设立数据保护专员;

   ·培训及负责人辅导。对企业高管或重要部门员工进行相关法律法规的培训,以期理解和执行有关数据合规的内控要求;对企业数据保护专员进行职责培训和辅导,以期了解日常工作注意事项,如何与监管部门保持必要沟通,发生特殊事件的应急措施等,切实履行数据保护职责。


 

常法服务质量把控

   产品设计实现了升级,那么如何把控常法服务质量,实现团队统一高标准的质量输出?

  有人会说可以通过内部培训来实现,也有人说可以将这些经验心得整理成文章、 PPT 等供参考学习,或者直接由师傅口口相传。但无论怎样,都无法做到让团队律师清晰明了的掌握项目流程、关键节点等信息。

 

 如何运用合规管理提升常法服务价值丨iCourt

王小涛在 iCourt 现场

 

   王小涛团队灵活运用 Alpha 项目模板,很好地实现了质量把控。

 

   1、梳理业务流程

   他们将常年法律顾问业务流程划分为四部分,分别对应项目模板里项目受理、初期服务、常态化工作、总结工作4个任务组,并根据不同阶段的任务分别设置了19个任务。

   团队律师在浏览项目模板时,就可以了解常法服务的流程和步骤是什么,形成系统性的框架,避免出现“手忙脚乱”或者“不知道下一步要做什么”的情况。

 如何运用合规管理提升常法服务价值丨iCourt

Alpha 项目模板-炜衡(西安)常年法律顾问项目模板

 

   2、汇总服务经验

 

   在有了系统性框架的“骨架”之后,就需要不断的往里面填充内容。

   具有多年业务经验的律师将自己的业务心得整理形成文档与模板,上传到相对应的流程节点下,让团队律师不仅知道处理业务的步骤是什么,还知道需要注意的内容有哪些、具体应该怎么操作。

 

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炜衡(西安) Alpha 文档内容

 

   3、固定服务标准

 

 如何运用合规管理提升常法服务价值丨iCourt

Alpha 项目流程检查项功能

 

   有了基本的业务操作逻辑之后,就需要实际的业务操作指引。

   检查项是每个任务的检查点,既可以是操作动作,也可以是注意细节。设置检查项的目的是希望让每一个运用这个模板的人都可以无障碍地完成任务,同时提示需要注意的事项及可能出现的情况,帮助他们快速熟悉业务流程。

 

   4、沉淀服务经验

 

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炜衡(西安)项目复盘模板

 

   在项目完成后/阶段性总结时,团队都会严格落实复盘。通过统一的复盘模板,不仅方便自己梳理、总结业务操作中的经验心得、问题与反思/改进建议,还可以快速浏览其他律师的项目经验沉淀,了解在提供服务时容易出现的问题与改进措施,还可以看到哪个环节需要提交但尚未收录在项目模板里的资料,帮助使用者查漏补缺。

 

结语

   企业更需要律师提供法律与商业相结合的法商服务,而不再是单一的法律服务。法律人员需要了解客户的商业模式,掌握企业的经营之道,将法律服务融入到企业业务全流程之中,为企业提供商务驱动型的法律服务,推动客户商业模式改良和创新。

   跳出传统常法“不问不理”的圈子,合规管理,让律师成为“企业的法律合伙人”。

 

 如何运用合规管理提升常法服务价值丨iCourt

 

 

 


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